Odpowiadając na Pańskie zapytanie zawarte w piśmie z dnia 23.12.2004 roku w sprawie posługiwania się nazwą skróconą firmy przy wystawianiu i otrzymywaniu faktur VAT, Naczelnik Urzędu Skarbowego w Szczytnie, stosownie do art. 14a § 1 i § 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku ? Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 z późn. zm.) udziela pisemnej informacji o zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego.

Jest Pan osobą fizyczną prowadzącą samodzielnie działalność gospodarczą. Działalność tą prowadzi Pan pod nazwą "P.". Nazwa skrócona brzmi: "P.". Takie informacje zawarł Pan w zgłoszeniu identyfikacyjnym NIP-1.
W związku z powyższym pyta Pan, czy wystawiając faktury VAT oraz je otrzymując, aby posiadać prawo do odliczenia naliczonego podatku od towarów i usług, może Pan posługiwać się nazwą skróconą podaną w zgłoszeniu NIP-1, czy też musi Pan posługiwać się nazwą pełną. Pana zdaniem, zgodnie z § 12 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 kwietnia 2004 roku w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 97, poz. 971), może Pan posługiwać się również nazwą skróconą.

Zgodnie z § 12 ust. 1 pkt 1 wskazanego rozporządzenia, faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy. Rozpatrując niniejszy przepis należy mieć na uwadze regulacje prawa cywilnego dotyczące firm, pod jakimi działają przedsiębiorcy. Zostały one zawarte w artykule 431 do artykułu 43¹⁰ ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku ? Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.). Zgodnie z art. 434 Kodeksu cywilnego ?firmą osoby fizycznej jest jej imię i nazwisko?. Stanowią one jej zasadniczy i obowiązkowy element. Nie wyklucza to włączenia do firmy osoby fizycznej pseudonimu lub określeń wskazujących na przedmiot działalności przedsiębiorcy, miejsce jej prowadzenia oraz innych, dowolnie dobranych, określeń. Zatem firma osoby fizycznej może być szersza niż tylko imię i nazwisko.

Ustawodawca stwierdzając, iż przedsiębiorca może posługiwać się skrótem firmy, nie określił żadnych reguł dotyczących tworzenia tego skrótu. Jedynie z treści art. 433 § 1 i § 2 Kodeksu cywilnego można, poprzez analogię, wywnioskować, iż skrót powinien pozwolić na dostateczne odróżnienie od innych firm czy skrótów firm przedsiębiorców prowadzących działalność na tym samym rynku, nie może wprowadzać w błąd, w szczególności co do osoby przedsiębiorcy, przedmiotu działalności przedsiębiorcy, miejsca działalności czy źródeł zaopatrzenia.

Dodatkowe ograniczenie, jednak nie tworzenia a stosowania, skrótu firmy, w zakresie podatku od towarów i usług i tylko dla potrzeb tego podatku, dotyczące tylko osób fizycznych będących podatnikami tego podatku, wynika z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 kwietnia 2004 roku w sprawie wzorów dokumentów związanych z rejestracją podatników w zakresie podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 55, poz. 539). Określa ono w załączniku nr 1 wzór zgłoszenia rejestracyjnego w zakresie podatku od towarów i usług. Wzór ten w przypadku osób fizycznych nie przewiduje możliwości podania nazwy pełnej ani też nazwy skróconej (Część B wzoru i objaśnienia do niej). Wymagane jest natomiast podanie imion, nazwiska oraz imion rodziców. Powyższe rozporządzenie nakłada w ten sposób ograniczenie na stosowanie § 12 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 kwietnia 2004 roku w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług. Jak z powyższego bowiem wynika, w podatku od towarów i usług, gdzie występuje obowiązek odrębnego zgłoszenia rejestracyjnego, osoby fizyczne, będące podatnikami podatku od towarów i usług, są zobowiązane do posługiwania się, w zakresie tego podatku, swoim imieniem i nazwiskiem jako podstawowymi danym identyfikacyjnymi takiegoż podatnika.

Z powyższych rozważań można wywnioskować, iż treść § 12 ust. 1 pkt 1 wskazanego rozporządzenia wskazuje, iż osoba fizyczna, prowadząca samodzielnie działalność gospodarczą, może używać na fakturach zarówno imienia i nazwiska jak i nazwy pełnej bądź też nazwy skróconej pod warunkiem, wynikającym z rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wzorów dokumentów związanych z rejestracją podatników, iż podawana na fakturze nazwa skrócona musi zawierać imię i nazwisko tej osoby. W nazwie pełnej imię i nazwisko jest obowiązkowe, co wynika z treści wspomnianego już art. 434 Kodeksu cywilnego, i dlatego też ograniczenie wynikające z powyższego rozporządzenia jest w przypadku nazw pełnych nieistotne.

Względy celowościowe nakazują przyjąć, iż w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą nazwę pełną lub też nazwę skróconą, obowiązkowo zawierającą imię i nazwisko, należałoby stosować przy czynnościach wchodzących w zakres wykonywanej przez nie działalności, natomiast przy czynnościach nie wchodzących w zakres tej działalności należy używać imienia i nazwiska osoby fizycznej. Takie rozróżnienie nie ma jednak charakteru obowiązkowego. Pozwala ono jednak na jasną identyfikację osoby biorącej udział w czynności jak i charakteru, w jakim ona w niej występuje. Ułatwia to także uczestniczenie tym osobom w obrocie. W szczególności stwierdzenie czy występują one w danej czynności jako podatnicy podatku od towarów i usług. W przypadku osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej można się posługiwać na fakturach tylko i wyłącznie ich imieniem i nazwiskiem, gdyż nazwy czy też nazwy skróconej osoby te nie posiadają.

Warto podkreślić, iż § 12 ust. 1 pkt 1 powoływanego rozporządzenia nakłada obowiązek wskazania na fakturze adresu sprzedawcy i nabywcy, a pkt 2 tegoż przepisu numer identyfikacji podatkowej, co też pozwala na identyfikację stron czynności.

Biorąc powyższe pod uwagę należy stwierdzić, iż powinien Pan, jako osoba fizyczna prowadząca samodzielnie działalność gospodarczą, używać na fakturach, dotyczących prowadzonej przez Pana działalności, nazwy pełnej, pod którą prowadzi Pan działalność (rozumianej w prawie cywilnym jako firma) bądź też używać na fakturach nazwy skróconej (rozumianej w prawie cywilnym jako skrót firmy), pod warunkiem jednak, iż zawiera ona Pańskie imię i nazwisko. Natomiast na fakturach nie dotyczących prowadzonej przez Pana działalności powinien Pan używać tylko swojego imienia i nazwiska.

Zatem nie może Pan posługiwać się na fakturach, związanych z prowadzoną przez Pana działalnością gospodarczą, wyłącznie nazwą skróconą, podaną przez Pana w zgłoszeniu identyfikacyjnym NIP-1, gdyż nie zawiera ona Pańskiego imienia i nazwiska. W świetle wskazanych przepisów podatnik odnotowany pod podanym przez Pana w zgłoszeniu rejestracyjnym w zakresie podatku od towarów i usług skrótem nazwy nie może być znany i nie jest znany tutejszemu organowi podatkowemu jako podatnik podatku od towarów i usług, niezależnie od informacji podanych przez Pana w tymże zgłoszeniu. W bazie rejestracyjnej tutejszego organu, jako zarejestrowany podatnik podatku od towarów i usług, widnieje tylko Pana imię i nazwisko. Taka sytuacja powoduje przyjęcie, iż Pan, jako podatnik podatku od towarów i usług, nie ma prawa do posługiwania się, jako swoimi, dokumentami wystawionymi z nazwą ?P.?, w tym także używania tych dokumentów do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. W związku z powyższym, w przypadku wystawienia faktur zawierających nazwę skróconą, powinien Pan, zgodnie z § 20 ust. 1 powoływanego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 kwietnia 2004 roku w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, wystawić faktury korygujące. W przypadku nabycia towaru lub usługi może Pan z kolei wystawić na podstawie § 21 ust. 1 tegoż rozporządzenia notę korygującą.

Powyższej informacji udzielono wg stanu prawnego na dzień jej wydania i w oparciu o przedstawiony w zapytaniu stan faktyczny.