Z przedstawionych okoliczności faktycznych wynika, iż podatnik prowadzi działalność gospodarczą w s.c., zleca swojemu pracownikowi – kierowcy samochodu ciężarowego wykonanie usługi transportowej z Łodzi po towar- załadunek w Niemczech a wyładunek w Austrii na potrzeby zlecającego usługę transportową kontrahenta .

Wątpliwości podatnika dotyczą kwestii, czy koszty delegacji: diety, noclegi pracownika są kosztem uzyskania przychodu jego działalności oraz czy należy rozliczać każdy wyjazd i potwierdzać jego pobyt na druku delegacji, czy wystarczy tylko że usługa została wykonana na potwierdzenie której kontrahent otrzyma fakturę?.

Z przedstawionego we wniosku stanowiska wynika, iż koszty delegacji podatnik powinien rozliczać zgodnie z obowiązującymi przepisami ponieważ wyjazd poza teren miasta jest dodatkowym kosztem jego firmy .

Rozpatrując wniosek Naczelnik Urzędu Skarbowego Łódź - Widzew stwierdza, co następuje:

Pojęcie kosztów uzyskania przychodów zostało zdefiniowane w art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000r. Nr 14, poz. 176 ze. zm.). Przepis ten stanowi, że kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Z treści powyższego przepisu wynika, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu zastrzeżonych w art. 23 tej ustawy, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z przychodami tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu, nie wyłączając tych które związane są pośrednio z uzyskiwanymi przychodami, a mianowicie z funkcjonowaniem źródła przychodów.

Art. 23 ustawy nie wyłącza z kosztów uzyskania przychodów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracownika. Przepis art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zawiera jedynie regulację, zgodnie z którą nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych przedsiębiorcy i osób współpracujących – w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Przepisami tymi są odpowiednio:

* dla podróży krajowych - rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalenia należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990),

* dla podróży zagranicznych - rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalenia należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991)

Powołane wyżej rozporządzenia nie zawierają definicji podróży służbowej. Została ona natomiast zawarta w ustawie z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy ( Dz.U. z 1998r. Nr 21, poz. 94 ze zm.). Regulacje w tym zakresie zawiera m. in. art. 77.5 który stanowi, iż pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Podróżą służbową jest zatem taki wyjazd, który odbywa się na polecenie pracodawcy i jest związany ze świadczeniem pracy.

Reasumując wyjazdy pracowników zatrudnionych na stanowiskach kierowców, wykonujących na zlecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy są podróżą służbową. Natomiast podatnikowi jako podmiotowi prowadzącemu działalność gospodarczą przysługuje prawo zaliczenia w koszty uzyskania przychodów wartości diet i innych należności za czas podróży służbowej wypłaconych pracownikom z tytułu podróży krajowej i zagranicznej, w części nie przekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej.

Zasady i sposób dokumentowania kosztów uzyskania przychodów u podmiotów gospodarczych prowadzących podatkowa księgę przychodów i rozchodów zostały uregulowane w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 ze zm.). Koszty podróży służbowych pracowników (koszty diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników) winny być dokumentowane zgodnie z zasadami określonymi w przepisie § 14 ust. 2 pkt 5 rozp. Dowód wewnętrzny winien spełniać wymogi określone w § 14 ust. 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, a więc musi zawierać takie dane jak: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (datę i godzinę wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących mu diet. Przepisy prawa podatkowego wskazują zatem na sposób dokumentowania poniesionych przez pracodawcę kosztów podróży służbowych pracowników.

Mając powyższe na uwadze, Naczelnik Urzędu Skarbowego Łódź – Widzew podziela stanowisko podatnika, iż koszty delegacji pracownika są kosztami uzyskania przychodów i winny być rozliczane zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia tego zdarzenia.